Retenção é um componente fundamental dos programas de gerenciamento de documentos.  Um programa de retenção claramente definido garante o armazenamento dos documentos apropriados nas instalações da Iron Mountain pelo período apropriado e a destruição desses documentos no tempo oportuno, de acordo com as leis estaduais e federais e os regulamentos do setor.  A Administração de documentos Iron Mountain Connect facilita o gerenciamento eficaz do programa de retenção e reduz os riscos e os custos associados à retenção em falta ou em excesso de documentos.

O design flexível da Administração de documentos Iron Mountain Connect permite o atendimento das necessidades de retenção em uma ampla variedade de organizações. Em razão da natureza complexa e variada dos programas de retenção, a equipe de contas da Iron Mountain trabalha junto a você e avalia suas necessidades para configurar a opção de retenção que mais bem as atende.  

Os Códigos do documento geram a política de retenção; eles são utilizados na Administração de documentos Iron Mountain Connect para calcular automaticamente o período pelo qual um documento é retido.  Códigos do documento são definidos nos níveis empresarial, do cliente e do departamento.  Os clientes que utilizam a Administração de documentos Iron Mountain Connect para calcular a retenção devem atribuir um código do documento ao criar uma caixa ou arquivo; suas opções de retenção determinam como um código do documento e os campos de dados de destruição associados funcionam. 

Códigos de retenção também apresentam um papel fundamental em seu programa de retenção; eles permitem substituir os campos de retenção de um documento e evitar a destruição do documento quando necessário.  É possível aplicar retenções com base em caixa por caixa ou aplicar uma retenção que abrange um código do documento completo, o departamento ou o cliente.  Em conjunto, códigos do documento e códigos de retenção permitem criar e gerenciar um programa de retenção eficaz e orientado.   

 

Opções de retenção

Em razão da natureza complexa e variada dos programas de retenção, a equipe de contas da Iron Mountain trabalha junto a você e avalia suas necessidades para configurar a opção de retenção que mais bem as atende.  As etapas associadas a cada opção de retenção são descritas em Criando uma caixa:

• Retenção não é calculada:  se a sua organização não utilizar a Administração de documentos Iron Mountain Connect para calcular a retenção, o código do documento e os dados de destruição inseridos serão somente informativos e nenhum cálculo automático será realizado. 
• Retenção é calculada:   Se a sua organização utilizar a Administração de documentos Iron Mountain Connect para calcular a retenção, a aplicação poderá ser configurada para calcular a retenção como a seguir:
  • Cálculo automático a partir da data de configuração adiante:  A Administração de documentos Iron Mountain Connect calcula automaticamente a retenção de todas as caixas criadas após a contratação do uso da funcionalidade de retenção. Caixas criadas antes da data de configuração não são convertidas para uso do cálculo de retenção automático e não exigem atualização. 
  • Cálculo automático de todas as caixas: a Administração de documentos Iron Mountain Connect calcula automaticamente a retenção de todas as caixas novas e existentes. 
  • Substituição manual de cálculos automáticos: sua organização pode substituir manualmente os cálculos automáticos conforme necessário para acomodar exceções. Os campos Indicador de destruição e Data de elegibilidade de destruição funcionam como campos de entrada manual que substituem o período de elegibilidade de destruição do código do documento.